Google Workspace permite que los administradores realicen copias de seguridad y exportaciones de datos tanto de Gmail como de Drive. Hay dos caminos:

1️⃣ Backup de correos y archivos desde la consola de administrador (exportación puntual)

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Exportación de Datos: Permite al administrador exportar los datos de su organización a un archivo en Google Cloud Storage.

Incluye Gmail, Drive (y unidades compartidas), Chats, Contactos, Calendario, etc. No se exporta inmediatamente: hay un período de espera, puede llevar entre ~72 horas y hasta 14 días dependiendo del volumen de datos.

Los datos exportados se almacenan en un bucket de Cloud Storage, ya sea proporcionado por Google o uno propio si tu edición lo permite.

Los archivos exportados se borran automáticamente después de 60 días, a menos que se use un bucket propio u otra configuración que extienda ese período.

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Pasos actualizados para hacer una exportación:

  1. Acceder al Admin Console con una cuenta de administrador que cumpla los requisitos (antigüedad >30d,  la verificación en dos pasos (2SV) activado).

  2. Ir al menú: Datos > Importación y exportación de datos > Exportación de Datos.

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  3. Hacer clic en Configurar una nueva exportación.

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  4. Definir nombre para la exportación.

  5. Elegir el alcance (Scope): toda la organización, unidades organizativas, grupos, usuarios específicos.

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  6. Indicar destino del archivo: un bucket de Cloud Storage proporcionado por Google o uno que pertenezca a la organización (si el plan lo permite).

  7. Iniciar la exportación.

  8. Esperar la notificación cuando esté listo. Luego ver la exportación desde la consola: estado, fecha de inicio y fin, quién la inició. Descargar los archivos.

2️⃣ Backup individual de un usuario (Google Takeout / Takeout for Workspace)